Es gibt fachliche und technische Voraussetzungen, welche erfüllt werden müssen, um einen Onlineantrag durchzuführen. Diese sollten im Vorfeld entweder als eigenes Formular oder als eigener Abschnitt in einem Formular kommuniziert werden, damit Nutzende den Online-Dienst schnell und ohne Hindernisse durchlaufen können. Voraussetzungen, die abgefragt werden, sollten auch in der Zusammenfassung und im generierten PDF erscheinen.
Technische Voraussetzungen
Informieren Sie die Nutzenden in den Voraussetzungen über technische Notwendigkeiten, wie zum Beispiel die erforderlichen Konten und Zugänge, die sie im weiteren Verlauf des Antrags benötigen (z. B. Servicekonto, BundID oder Mein Unternehmenskonto).
Fachliche Voraussetzungen
Punkte, über die Sie die Nutzenden informieren sollten, sind folgende:
- Voraussetzungen, da sonst der Antrag gar nicht gültig ist (z.B. Wohnsitz in Deutschland)
- Unterlagen, die im Laufe des Antrags benötigt werden (z.B. Ärztliche Gutachten, Nachweis Hochschulzugangsberechtigung).
Formulieren Sie diese Punkte knapp in leicht zu erfassenden Stichpunkten.
Lange Texte werden oft nicht gelesen und die Nutzenden haben dann Probleme beim Ausfüllen eines Formulars.
Beispiele zu notwendigen Voraussetzungen und Unterlagen helfen den Nutzenden, die richtigen Informationen vorzubereiten.
Bedingte Abfrage
Formulieren Sie die Voraussetzungen als aufeinander aufbauende Fragen, deren Sichtbarkeit jeweils durch die vorherige Antwort ausgelöst wird. So werden die Fragen Schritt für Schritt eingeblendet, und der gesamte Fragenkatalog bleibt übersichtlich und kontextbezogen.
Ändert sich das Formular aufgrund einer Antwort, informieren Sie die Nutzenden über den Grund, damit sie die Änderung nachvollziehen können.
Für die Umsetzung bedingter Abfragen empfiehlt sich die Scripting-API der Prozessengine V2. Alternativ können Sie mehrere Formulare mit entsprechender Logik hinterlegen.
Beispiel: Seite 1
Beispiel: Seite 2
Nicht erfüllte Voraussetzungen
Wenn Nutzende die fachlichen oder technischen Voraussetzungen für den Onlineantrag nicht erfüllen, müssen sie klar und verständlich darüber informiert werden, wie es weitergeht.
Die Vorgehensweise hängt vom jeweiligen Onlineantrag ab, je nach seiner rechtlichen und fachlichen Grundlage gibt es zwei Varianten:
Variante A: Antrag wird zugelassen
Selbst wenn nicht alle Voraussetzungen erfüllt sind, müssen Nutzende den Antrag in vielen Fällen weiterführen können, etwa wenn Nachreichungen möglich sind oder eine nachträgliche Prüfung erfolgt. Zeigen Sie einen Hinweis an, der klar sagt, welche Konsequenzen dies hat und was das für den Nutzenden bedeutet.
Variante B: Antrag wird abgelehnt
Wenn der Antrag unter keinen Umständen gestellt werden kann, wird der Submit-Button deaktiviert. Geben Sie eine verständliche Erklärung als Tooltip oder in einer Hinweisbox, warum der Onlineantrag nicht möglich ist, und bieten Sie konkrete Handlungsempfehlungen an wie zum Beispiel:
- Einen Link zu dem zutreffenden Onlineantrag, falls ein anderer Antrag korrekt wäre.
- Einen Link zu weiterführenden Informationen, z. B. einer FAQ-Seite oder einer Erläuterung der Voraussetzungen.
- Die Kontaktdaten der zuständigen Stelle, idealerweise mit Telefonnummer
Weitere Informationen
Technische Informationen finden Sie in der Dokumentation für Online-Dienste-Hersteller: Scripting-API